Zorgmedewerkers hebben in hun werk te maken met allerlei systemen en data. Het is essentieel dat deze systemen altijd werken, zodat patiënten en cliënten de juiste zorg kunnen krijgen. Voor een zorggroep als De Opbouw is het daarom belangrijk om de IT op orde te hebben en te kunnen vertrouwen op hun systemen. Om zorgmedewerkers zo goed mogelijk te ondersteunen, heeft De Opbouw daarom in samenwerking met Strict en KPN de IT-infrastructuur vervangen en een nieuwe moderne werkplek geïmplementeerd. De Opbouw kan daardoor nu vertrouwen op een veilige en betrouwbare infrastructuur met moderne werkplek, waardoor medewerkers overal kunnen werken.
* Deze audio is gegenereerd met AI op basis van de tekst van dit artikel.
Zorginstanties werken dagelijks met veel privacygevoelige data over hun cliënten. Deze data is essentieel om de juiste zorg te leveren: informatie over ziektes en medicijnen moet de zorgverlener bijvoorbeeld bij de hand hebben wanneer ze een patiënt behandelen of verzorgen. Ook Zorggroep De Opbouw, bestaande uit ouderenzorgorganisatie Silverein en gehandicaptenzorgorganisaties Zideris en Prinsenstichting, heeft hiermee te maken. Om zorgvuldig met gevoelige cliëntinformatie om te gaan was het voor De Opbouw noodzakelijk om de verouderde IT-systemen te vernieuwen en een nieuwe moderne werkplek telefonie infrastructuur te introduceren.
Vier jaar geleden werd Hans van Heertum aangesteld als manager I&A bij De Opbouw met als doel om de verouderde legacy infrastructuur te vervangen en de afdeling I&A verder te professionaliseren. Hans: “Toen mijn moeder ALS kreeg en naar een zorglocatie moest, zag ik in de praktijk hoe erg de zorg achterliep op IT- en innovatievlak. Het was voor mij de reden om van de commerciële wereld over te stappen naar de zorgsector.” Die overgang was groot voor van Heertum: “Het was alsof alles wat betreft IT 15 jaar achterliep, waardoor de kwaliteit ver achterbleef bij wat allang mogelijk was. Heel erg verklaarbaar wel, in een omgeving waar zorg altijd voorgaat. Toch vond ik het gek dat de commerciële wereld het zoveel beter voor elkaar heeft, terwijl het hier om mensenlevens draait.”
De uitdagingen lagen in de complexe en verouderde IT-systemen, die zelf werden beheerd met een eigen datacenter. IT-ondersteuning was alleen tijdens kantoortijden beschikbaar, terwijl de zorg 24/7 doorgaat. De aankoop van apparatuur en beheer waren versnipperd, er ontbrak overzicht en veel locaties hadden hun eigen netwerken. Kortom: er was onvoldoende regie en security was niet goed ingevuld. De Opbouw had hierdoor te maken met security- en privacyrisico’s, hoge kosten, complex beheer en geen inzicht.
In eerste instantie had van Heertum de opdracht om de telefooncentrales te vervangen, maar hij wist de Raad van Bestuur ervan te overtuigen dat een volledige vernieuwing van de IT noodzakelijk was om zorg te kunnen blijven bieden. Niet alleen de telefonie werd daarom opgepakt, maar de volledige technologische infrastructuur met een nieuwe moderne werkplek, SDWAN en SDLAN.
Businesscontinuïteit essentieel in de zorg
Strict werd ingeschakeld om de volledige begeleiding van het project te doen, met KPN als leverancier. Strict heeft veel ervaring met digitale transformaties, continuïteit en programmamanagement bij organisaties in vitale sectoren, waar de impact enorm is als de IT uitvalt. Ook hebben ze een sterk trackrecord in connectiviteit. Deze ervaring sloot goed aan bij de benodigde kennis en ervaring voor het vernieuwen van de werkplekken en IT-infrastructuur bij De Opbouw. “Ik zocht een partij met de juiste expertise, die het samen met ons als partner wilde gaan doen. Er zijn vele partijen die de techniek kunnen leveren, maar wat Strict onderscheidt is de wil om mee te denken, het openstaan voor andere oplossingen en de verantwoordelijkheid die ze voelen voor het resultaat. Samen met KPN hadden ze echt de wil om het hoe dan ook op te lossen, waardoor het project succesvol is geweest,” aldus van Heertum.
Erik Ligthart, Programmamanager bij Strict, heeft het programmamanagement opgepakt samen met een multidisciplinair team van Strict: “Het was een ambitieus project waar veel expertises samen moesten komen. De zorg gaat 24/7 door, dus systemen kunnen tussendoor niet even platliggen. Een goede migratie in de zorg vraagt daarom kennis van continuïteit en connectiviteit, maar ook kennis over de zorgprocessen en adoptie.”
Het traject begon met een inventarisatie rondom de werkplek en het opstellen van een programma van eisen. Ook begeleidde Strict de vergelijking tussen verschillende potentiële leveranciers en de uiteindelijke contractering van KPN.
Het project was op z’n minst uitdagend te noemen. Naast de complexiteit van het vervangen van verouderde IT, die wel 24/7 moet blijven draaien, besloeg het project ook meer dan 70 locaties verspreid over het hele land met verschillende doelgroepen. Daarbij moesten meerdere projecten gelijktijdig uitgevoerd worden, omdat deze allemaal invloed op elkaar hadden. “Het ging niet alleen om het vervangen van oude IT, maar ook om het opschonen van infrastructuur op locaties, het naadloos overzetten van data op shared servers naar MS Teams en het inzichtelijk krijgen van alle IT-middelen. We kwamen bijvoorbeeld telefoonnummers tegen, waarvan gebruikers onbekend waren,” benoemt Ligthart.
“Het was echt de mouwen opstropen, maar dat hebben we wel met elkaar gefikst,” vertelt Ligthart. Van Heertum: “Er was wederzijds vertrouwen. We zaten er allemaal met dezelfde instelling in: ‘we gaan dit oplossen, want de zorg heeft dit nodig’. Het vroeg flexibiliteit van iedereen, maar zo hebben we het project wel dubbel zo snel kunnen doen dan wanneer we alles volgens de boeken hadden gedaan.” Ligthart voegt toe: “We waren allemaal bereid om echt een extra stap te zetten om het samen op te lossen, ook als dat soms om een unieke oplossing vroeg. Zo kwamen we bijvoorbeeld standaard één dag in de week fysiek samen bij KPN in Amersfoort, zodat we één locatie hadden om af te stemmen. Dat zorgde dat we snel konden afstemmen en bijsturen waar nodig.”
Het resultaat is een veilige infrastructuur die ook een stuk betrouwbaarder is. Ligthart: “Het is niet de vraag of hackers komen voor je data, maar wanneer.” Recente hack voorbeelden laten zien hoe vervelend het is voor alle betrokkenen als gevoelige cliëntinformatie op straat komt te liggen. “Dat wil je altijd voorkomen. Sommige dingen, zoals 2FA, zijn niet leuker geworden voor de gebruiker - de zorgmedewerker ervaart dat als lastiger. Toch zijn ze wel essentieel om het systeem veilig te houden.”
Daarbij zijn er wel andere voordelen voor de zorgmedewerker: “We zijn van drijfzand naar een zandvlakte gegaan, waar de fundering stevig staat. Daardoor kunnen we een nieuw huis bouwen met alle technologie en innovaties die de zorg gaan helpen efficiënter en veiliger te werken”, aldus van Heertum. “We zijn bijvoorbeeld nu bezig met de inzet van mobieltjes of tablets als de nieuwe ‘laptop’, zodat het personeel veel makkelijker de juiste data bij de hand heeft.” Bijkomend voordeel voor De Opbouw is daarnaast dat ze nu een omgeving hebben die 24x7 beheerd wordt, kosten bespaart voor beheer en onderhoud, met regie over wat waar draait. “Het helpt in het bieden van kwaliteit en het bewaken van de veiligheid.”
De vernieuwde infrastructuur zorgt ervoor dat De Opbouw veel beter inzichtelijk heeft wat waar draait en welke systemen met elkaar praten. Het Strict team heeft hiervoor in kaart gebracht welke kritische applicaties draaien binnen De Opbouw en welke koppelingen aanwezig zijn tussen deze applicaties. Door de vernieuwing is er nu ook ruimte voor vervolgstappen die de zorg nog verder kunnen verbeteren. “We kunnen de zorg nu echt goed helpen”, aldus van Heertum.
Er wordt bijvoorbeeld gekeken naar ontwikkelingen in de zorgdomotica. Zaken als de huidige zorg- en persoonsalarmeringen zijn verouderd. Doordat De Opbouw meer in control is, kunnen ze dit nu makkelijker vervangen en koppelen aan de juiste systemen. Strict zal als partner betrokken blijven bij deze IT-ontwikkelingen binnen De Opbouw. “De relatie tussen De Opbouw en Strict gaat nog jaren door. Dit is een langetermijninvestering, waarin we door wederzijds vertrouwen nog veel meer voor de zorg kunnen betekenen,” sluit Hans van Heertum af.