Basisscholen kampen met vaak met een hoge vergader- en werkdruk. De vele avondsessies, waarin hoofdzakelijk activiteiten worden afgestemd worden als erg belastend ervaren door leraren, coördinatoren en andere betrokkenen. Dat levert extra druk op in zowel het zakelijke als in het privéleven. Daarom kreeg ik de vraag van Elza Boukje Lap, directeur van basisschool de Bongerd in Zutphen, om eens mee te denken of vergaderen niet effectiever en doelgerichter kan worden ingericht op haar school, zodat het gevoel van de werkdruk naar beneden gebracht kan worden.

Door: Minne Prins, consultant bij Strict

Uitdaging aanvaard!

Met die uitdaging ben ik, aan de slag gegaan. Voorwaarde was wel dat de aanpak vooral praktisch en concreet moest zijn en past bij de school. Er zijn al genoeg methodische initiatieven geweest, die in de praktijk eerder leidden tot een werkdrukverhoging en niet het gewenste effect hadden.

“It always seems impossible until it’s done”
by Nelson Mandela

De komende maand ga ik samen met het team van Elza Baukje dit probleem adresseren. Zodat de oplossing iets wordt ván het team en vóór het team, zodat ze samen effectiever kunnen omgaan met de tijd die ze hebben als leraar.

Concrete verbeterpunten

Na een korte introductie in ‘moderne vergaderstijlen’ en best practice vergadermethodieken gebaseerd op agile methodieken, zijn we samen met alle leraren in de school gaan kijken naar de concrete verbeterpunten in het lerarenteam. Met als gevolg dat het team erg enthousiast is geworden en zeer gemotiveerd de nodige vervolgstappen hebben gezet met als doel om het aantal vergaderingen tot een minimum te beperken en deze flink te verkorten.

Vervolgstappen

Wat hebben we nu als eerste afgesproken:

  • 1x per maand een planningsvergadering waarin naast onderwijskundige noodzakelijke zaken de zaken gepland worden die die maand actueel zijn.
  • Elke dag wordt er kort afgestemd wat ze die dag hebben gedaan, waar ze tegenaan gelopen zijn en wat ze van plan zijn morgen te doen.
  • 1x per maand een retrospective.
  • De introductie van een kanban bord waarop alle activiteiten transparant worden.

Laten we kijken of we het probleem van de werkdruk kunnen tackelen…. To be continued!

Strict: uw enabler in de digitale transformatie! Strict helpt organisaties, vanaf strategisch bepaalde doelen tot en met realisatie van werkende digitale oplossingen. Geheel (merk)onafhankelijk door continu vooruitlopend te zijn in kennis op het vlak van technische mogelijkheden en deze kennis om te zetten in innovatieve ideeën en praktische realisatie. Wij geloven dat de relevante organisatie van de toekomst continu verbonden is met mensen, organisaties en andere digitale middelen. Wij helpen deze ‘Connected Enterprise’ met innovatieve oplossingen op het gebied van: • Business mobility • Cloud en infrastructuur • Bedrijfskritische communicatietechnologie • Bereikbaarheid • Privacy en Security • Sourcing en regie