Toen we veelvuldig thuis gingen werken in verband met Corona, werd er opeens massaal gebruik gemaakt van Microsoft Teams, Zoom, Webex en andere varianten. Zo langzamerhand zijn we daaraan gewend geraakt. Sinds 1 juli 2020 zijn we weer voor nieuwe uitdagingen gesteld. We mogen weer op kantoor werken, maar niet met z’n allen tegelijkertijd. Dat betekent dat bij overleggen voor projecten en van afdelingen een deel van de medewerkers op kantoor zit en een ander deel vanuit huis werkt. De voorzieningen in vergaderzalen in kantoren moeten daarop aangepast worden. Hoe doe je dat?

Videoconferencing in vergaderzalen

Vergaderzalen zijn nu vaak slechts uitgerust met een computer en een beeldscherm. De ruimte in die vergaderzalen is nu in Coronatijd te beperkt om met grote groepen deel te nemen aan een overleg. Een zaal die tot maart 2020 door 10 man werd gebruikt kan nu door slechts 5 of nog minder deelnemers worden gebruikt. We worden daardoor gedwongen in deelgroepen te overleggen. Een deel van de deelnemers zit dus wellicht thuis en een ander deel op kantoor. Deze vorm van vergaderen vraagt dan ook om videoconferencing oplossingen.

De traditionele conferencing oplossingen met H.323 en SIP connectiviteit sluiten slechts moeizaam aan op de nieuwe tools zoals Teams, Zoom en Webex. Daardoor wordt videoconferencing best lastig te organiseren. Gelukkig zijn er dienstverleners die zich richten op gatewaydiensten die omgevingen in de cloud aan elkaar koppelen (integreren). De prijsmodellen die daarvoor gebruikt worden verschillen.

Apparatuur in de vergaderzalen

Naast de aansluiting van traditionele conferencing oplossingen op nieuw tools, is de aanwezige apparatuur natuurlijk ook een belangrijk aspect van videoconferencing. De camera’s, microfoons en luidsprekers voor vergaderzalen worden veelal als set aangeboden en werken met USB communicatie. Deze componenten zitten natuurlijk ook allemaal in een gewone laptop. Waarom zou je die dan niet gebruiken? Omdat het gebruik met een groepje mensen andere eisen stelt aan de apparatuur. Het meest kritisch hierin is de microfoon. Belangrijk is dat hij de spreker detecteert, automatisch het volume aanpast en achtergrond geluiden verwijdert. Vaak worden meerdere microfoons gebruikt. Voor de kleinere vergaderzalen kun je prima aan de slag met de setjes van de marktleiders. Voor grotere zalen (>12 man) ligt het gebruik van een conferentiesysteem met spreekknop het meest voor de hand. 

Kant en klare software tools voor vergaderzalen

Een andere ontwikkeling is het gebruik van appliances (kant en klare software tool) voor vergaderruimten. Leveranciers zoals Logitech, Yealink, Crestron zijn hierin actief. De appliances zijn beschikbaar voor Google Meet, Zoom, Webex, en Microsoft Teams. Deze appliances zijn vooral van grote waarde als organisaties werken met Thin Clients. De AV hulpmiddelen worden daarbij gebundeld in één product (AV middelen met computer en software) en gecombineerd met een abonnement. De appliances zitten vol met handigheden, zoals presenteren vanaf een andere PC waarbij de AV middelen aan de PC worden gekoppeld (pass through), automatische muten van microfoons en luidsprekers en het automatisch verbinden naar een meeting ID. Microsoft ging nog iets verder en ontwikkelde voor Teams de Hub2S. Een interactief whiteboard/scherm geïntegreerd in de Teams omgeving. De Hub2S is vrij verrijdbaar en kan uitgevoerd worden met accu zodat hij helemaal draadloos te gebruiken is. 

Communiceren tussen twee organisaties

Als de voorzieningen eenmaal zijn aangepast op vergaderen op afstand, dan blijft er nog een uitdaging: vergaderingen tussen twee organisaties. De uitdaging om een gestandaardiseerde organisatie te laten communiceren met een organisatie die op een andere standaard zit wordt deels opgevangen met een gateway. Doordat de gedeelde technologie bij de meeste leveranciers van videoconferencing gebaseerd is op WebRTC verwachten we binnenkort oplossingen die integratie mogelijk maken. Op de Ignite van november 2019 werd er al wat getoond. Wellicht door Corona hebben we helaas de implementaties nog niet voorbij zien komen.