Ik ben sip! Misschien wel verdrietig en ik wil graag met u een afspraak maken. Zullen we stoppen met e-mailen? Ik wil gewoon weer werken. Doen waar ik goed in ben en waar mijn hart ligt. Dingen doen, projecten realiseren, opdrachtgevers blij maken. Dat soort zaken. Niet 6 uur per dag bezig zijn met het lezen en beantwoorden van e-mail.

 

We mailen wat af

Het begint al ’s ochtends. Wachtend op de bus pak ik mijn iphone. Even mijn mail checken. Staan er nieuwe berichten die ik moet beantwoorden? Wordt mij iets verteld dat ik moet weten? Krijg ik documenten die ik moet bewaren? Op kantoor gaat het verder. Terwijl mijn laptop opstart haal ik koffie. Terug op mijn plek open ik Outlook. Inmiddels al weer een paar mails erbij. De teller staat boven de duizend ongelezen mails. Het is niet meer bij te houden. En niet alleen mijn werk is de dupe. Een e-mail lezen en afhandelen is twee nieuwe erbij. Ik durf bijna niet meer naar meetings. Angst voor nieuwe mails in mijn inbox. Zelfs ’s avonds tijdens het eten of sporten pingen nieuwe mails binnen.

 

Bovenstaande is natuurlijk gechargeerd maar er zit wel een duidelijke kern in. En ongetwijfeld voor velen van ons kenniswerkers zeer herkenbaar. Veel productieve arbeidstijd gaat verloren aan het lezen en beantwoorden van e-mails. Dat kan (en moet) minder. Mijn beroep is projectmanager en geen e-mailer. Ik kan niet eens blindtypen. Het wordt tijd voor e-mail afspraken en etiquetten. In welke vorm dan ook.

 

Ouderwets

Tijdens een van mijn vorige opdrachten voor Strict werd ik uitgenodigd voor een netwerkevent. Een van de sprekers was Kim Spinder. Kim heeft een boek geschreven met de titel “ We Quit Mail”.  Een enthousiast en inspirerend verhaal. Zo’n verhaal waarbij je na afloop denk “oeps, daar doe ik zelf ook aan mee” en “nu ga ik mijn leven beteren”. Helaas is niets minder waar. Eenmaal weer in de dagelijkse sleur verzand je snel weer in oude gewoontes. Dat kan bijna ook niet anders. Jij kan wel zeggen dat je niet meer mailt, maar je hele omgeving moet dan met je mee doen.

 

Ik zie het aan mijn puber dochter. “E-mail? Doe niet zo ouderwets pap. Ik app je wel”. De volgende generatie communiceert veel vluchtiger. Whatsapp, Snapchat, Instagram. Maar wat is er eigenlijk mis met bellen? “Een beller is sneller”. Ik praat veel sneller dan dat ik typ en je hebt direct antwoord.

Kantoortuinen helpen echter dit gedrag wel enigszins om zeep. Je wil rekening houden met je tuingenoten en niet iedereen hoeft te horen wat jij bespreekt. In plaats van gebruik te maken van een hippe telefooncel in de hoek van de tuin is de verleiding toch heel groot om even een mailtje te sturen. Niet doen, stop daarmee. Zonde van de tijd. Pak je telefoon, loopt even van je plek en bel. Ook goed voor de dagelijkse stappendoelstelling overigens.

 

Efficiënter samenwerken

In projecteams kan het ook allemaal veel efficienter. Cloud tools als Microsoft Teams, Trello en Nirvana zijn perfect voor communicatie en samenwerking in projectteams. Sharepoint en Bestanden in Teams voor bestandsdeling. Microsoft To-Do voor de GTD-ers (Getting Things Done) onder ons (gebruik ik zelf ook,  perfect).

 

Kim Spinder heeft helemaal geen e-mail adres meer. Een goed streven en misschien wel de enige manier om oude gewoontes te doorbreken. Voor mijn vak is dit helaas niet realistisch. Er zijn situaties waarbij e-mail wel nuttig is. Bijvoorbeeld als je bewijslast moet verzamelen over een leverancier die niet presteert, moet samen werken met bedrijven die nog onvoldoende “digitaal getransformeerd” zijn of e-mail adressen nodig hebt om accounts toe te voegen tot collaboration tools. Maar dat het veel minder kan is duidelijk. Een mooie doelstelling zou zijn dat je afspreekt nog maar maximaal 10 e-mails per dag te sturen.

 

In (project)teams zijn twee zaken om e-mail gebruik te reduceren van belang.

  1. Spreek in de kick-off meeting af wat de wijze van samenwerking is binnen het team en welke ondersteunende tools ingezet gaan worden.
  2. Spreek af hoe er met e-mail wordt omgegaan als het echt niet anders kan. Denk hierbij aan:
    1. afspraken over de lengte van een e-mail. Denk goed na of je niet beter even een meeting (face-to-face, call of Skype) kan plannen in plaats van een half uur een verhaal te typen en te moeten wachten op antwoord.
    2. Werk met opsommingstekens in plaats van volle zinnen. Overzichtelijker en sneller te typen.
    3. Gebruik het “ To” veld voor de actiehouder. Denk goed na over wie je in de cc zet. Want hoe meer mensen in de cc hoe groter de response en e-mail load.
    4. Voorkom discussies via e-mail. De essentie van de discussie raakt hier meestal compleet zoek. Zeker als je later anderen inkopieerd.
    5. Maak afspraken over responstijden. Bijvoorbeeld externe mail binnen 1 werkdag beantwoord, interne mail binnen 2 werkdagen beantwoord.
    6. Enz, enz……

 

Gedragscode

Organisaties moeten in hun gedragscode ook een hoofdstuk wijden aan e-mail gedrag. Met als doel reduceren van e-mails en verhogen productiviteit. Elke nieuwe medewerkers moet hierover in zijn of haar onboarding geïnformeerd worden. En maak er desnoods een wedstrijdje van. Diegene die het minste e-maild en in plaats daarvan andere tools gebruikt wint een diner voor twee.

 

Als over e-mail duidelijke afspraken gemaakt kunnen worden en we houden elkaar hieraan, dan is uw leven en het mijne veel productiever en kunt we ons weer bezighouden met de dingen die belangrijk zijn en waarvoor we worden ingehuurd.

Arjan Dijkman is senior projectmanager bij de afdeling Mission Critical van Strict.