Na maanden van voorbereiding is de livegang eindelijk een feit. Het nieuwe systeem draait, processen zijn herzien en de organisatie is klaar voor de volgende stap. Maar al snel blijkt dat medewerkers toch terugvallen in oude gewoontes. Ze weten niet goed waar informatie staat, durven geen vragen te stellen en integreren de verandering niet in hun dagelijkse werk. Het gevolg is dat de beoogde verbetering niet wordt gerealiseerd, de frustratie toeneemt en de investering mogelijk verloren gaat. Dit is hét borgingsprobleem.
Om verandering blijvend te maken, is effectieve borging van groot belang. In deze blog deel ik vijf praktische borgingsinterventies die helpen om verandering duurzaam te verankeren in jouw organisatie.
Waar vind ik wat?
Na de livegang willen medewerkers vooral één ding: snel antwoord op hun vragen. Als die informatie verspreid staat of moeilijk vindbaar is, raken ze gefrustreerd en haken ze af. Een centrale informatiebron voorkomt dat. Het geeft medewerkers precies wat ze nodig hebben: overzicht en duidelijkheid.
Maak alle relevante informatie makkelijk toegankelijk via:
Voorbeeld: met een intranet kennisbank vinden medewerkers snel antwoord op hun vragen, waardoor ook de druk op de servicedesk daalt en het vertrouwen in de verandering toeneemt. Zelfredzaamheid versterkt adoptie.
Bij wie kan ik terecht met vragen?
Verandering roept vragen op, ook nadat trainingen zijn afgerond. Medewerkers hebben behoefte aan iemand die laagdrempelig te benaderen is. Door interne ambassadeurs of buddy’s aan te wijzen, blijft die ondersteuning ook ná de implementatie beschikbaar.
Praktische manieren om dit te organiseren:
Voorbeeld: ambassadeurs zorgen voor draagvlak. Ze helpen hun collega’s te enthousiasmeren over de oplossing, geven het goede voorbeeld, delen kennis en helpen de verandering levend en zichtbaar te houden.
Hoe wordt dit onderdeel van mijn werk?
Een verandering blijft als deze pas écht onderdeel wordt van het dagelijkse werk. De inzichten die je tijdens het project hebt verzameld, zoals gebruikersbehoeften, vormen waardevolle input. Gebruik deze om de nieuwe werkwijze structureel in de bestaande processen en systemen te veranderen.
Denk aan:
Voorbeeld: na een implementatie van een nieuw systeem kun je KPI's toevoegen die het gewenst gedrag stimuleren, zoals percentage teams die het nieuwe werkproces volgt. Hiermee wordt een verandering niet iets ‘extra’s’, maar automatische onderdeel van het dagelijks werk.
Hoe blijf ik verbeteren?
Een verandering opzichzelf is geen eindbestemming, maar het is een continu proces van leren en bijstellen. Door regelmatig stil te staan bij wat goed gaat en wat beter kan, houd je de verandering relevant.
Dit faciliteer je door:
Voorbeeld: Direct na de livegang feedback ophalen levert vaak waardevolle inzichten op. Deze kun je meteen gebruiken voor gerichte optimalisaties en doorontwikkeling.
Wil je weten waarom falen essentieel is voor leren en hoe je dat organiseert in je organisatie? Lees eens de blog ‘Agile en de lerende organisatie’.
Waarom doen we dit eigenlijk?
Verandering kost moeite en energie. Het is daarom belangrijk om successen te vieren. Het motiveert medewerkers en laat zien dat inspanning daadwerkelijk resultaat oplevert. Kleine, positieve momenten zijn waardevol en maken al een verschil.
Je kunt hierbij denken aan:
Voorbeeld: Door goed gebruik van het nieuwe systeem te belonen, verhoog je motivatie, creëer je trots en betrokkenheid. Precies de elementen die duurzame verandering versnellen.
Verandering borgen vraagt consistentie, structuur en tijd. De vijf interventies hierboven helpen je om gedragsverandering te verankeren en het rendement van investeringen te behouden. Effectieve borging zorgt ervoor dat een verandering uitgroeit tot een nieuwe, gezonde gewoonte of het nu gaat om een nieuw systeem, proces of werkwijze. Betrek medewerkers, geef duidelijkheid en blijf leren. Daar ontstaat duurzame verandering.