5 tips om verandering effectief te borgen

Na maanden van voorbereiding is de livegang eindelijk een feit. Het nieuwe systeem draait, processen zijn herzien en de organisatie is klaar voor de volgende stap. Maar al snel blijkt dat medewerkers toch terugvallen in oude gewoontes. Ze weten niet goed waar informatie staat, durven geen vragen te stellen en integreren de verandering niet in hun dagelijkse werk. Het gevolg is dat de beoogde verbetering niet wordt gerealiseerd, de frustratie toeneemt en de investering mogelijk verloren gaat. Dit is hét borgingsprobleem.

Om verandering blijvend te maken, is effectieve borging van groot belang. In deze blog deel ik vijf praktische borgingsinterventies die helpen om verandering duurzaam te verankeren in jouw organisatie.

1. Zorg voor een centrale informatiebron

Waar vind ik wat?

Na de livegang willen medewerkers vooral één ding: snel antwoord op hun vragen. Als die informatie verspreid staat of moeilijk vindbaar is, raken ze gefrustreerd en haken ze af. Een centrale informatiebron voorkomt dat. Het geeft medewerkers precies wat ze nodig hebben: overzicht en duidelijkheid.

Maak alle relevante informatie makkelijk toegankelijk via:

• Een intranetpagina met handleidingen, FAQ’s en instructievideo’s.
• Een goed doorzoekbare kennisbank met tags en filters.
• Regelmatige updates via interne communicatiekanalen.

Voorbeeld: met een intranet kennisbank vinden medewerkers snel antwoord op hun vragen, waardoor ook de druk op de servicedesk daalt en het vertrouwen in de verandering toeneemt. Zelfredzaamheid versterkt adoptie.

2. Benoem aanspreekpunten en buddy's

Bij wie kan ik terecht met vragen?

Verandering roept vragen op, ook nadat trainingen zijn afgerond. Medewerkers hebben behoefte aan iemand die laagdrempelig te benaderen is. Door interne ambassadeurs of buddy’s aan te wijzen, blijft die ondersteuning ook ná de implementatie beschikbaar.

Praktische manieren om dit te organiseren:

• Wijs ambassadeurs aan die als mentor of vraagbaak fungeren.
• Organiseer inloopspreekuren of digitale Q&A-sessies.
• Stimuleer peer-to-peer coaching, zodat collega’s elkaar kunnen helpen voor laagdrempelige ondersteuning.

Voorbeeld:  ambassadeurs zorgen voor draagvlak. Ze helpen hun collega’s te enthousiasmeren over de oplossing, geven het goede voorbeeld, delen kennis en helpen de verandering levend en zichtbaar te houden. 

3. Integreer de verandering in kernprocesen

Hoe wordt dit onderdeel van mijn werk?

Een verandering blijft als deze pas écht onderdeel wordt van het dagelijkse werk. De inzichten die je tijdens het project hebt verzameld, zoals gebruikersbehoeften, vormen waardevolle input. Gebruik deze om de nieuwe werkwijze structureel in de bestaande processen en systemen te veranderen.

Denk aan:

• De nieuwe werkwijzen opnemen in standaardprocedures.
• KPI’s aanpassen om gewenst gedrag te stimuleren.
• Tools zoals Obeya inzetten om strategie en uitvoering te verbinden.

Voorbeeld: na een implementatie van een nieuw systeem kun je KPI's toevoegen die het gewenst gedrag stimuleren, zoals percentage teams die het nieuwe werkproces volgt. Hiermee wordt een verandering niet iets ‘extra’s’, maar automatische onderdeel van het dagelijks werk.

4. Stimuleer reflectie en leren

Hoe blijf ik verbeteren?

Een verandering opzichzelf is geen eindbestemming, maar het is een continu proces van leren en bijstellen. Door regelmatig stil te staan bij wat goed gaat en wat beter kan, houd je de verandering relevant.

Dit faciliteer je door:

• Vraag actief naar ervaringen, knelpunten en successen.
• Bied herhalingstrainingen en ‘learning on the job’ aan.
• Plan vaste evaluatiemomenten in met gebruikers en het projectteam.

Voorbeeld:  Direct na de livegang feedback ophalen levert vaak waardevolle inzichten op. Deze kun je meteen gebruiken voor gerichte optimalisaties en doorontwikkeling.  

Wil je weten waarom falen essentieel is voor leren en hoe je dat organiseert in je organisatie? Lees eens de blog ‘Agile en de lerende organisatie’.

5. Vier successen

Waarom doen we dit eigenlijk?

Verandering kost moeite en energie. Het is daarom belangrijk om successen te vieren. Het motiveert medewerkers en laat zien dat inspanning daadwerkelijk resultaat oplevert. Kleine, positieve momenten zijn waardevol en maken al een verschil.

Je kunt hierbij denken aan:

• Successen delen via interne communicatie.
• Medewerkers uitnodigen om best practices te delen.
• Een ‘livegang lunch’, ‘success wall’ of digitale shout-out organiseren.

Voorbeeld:  Door goed gebruik van het nieuwe systeem te belonen, verhoog je motivatie, creëer je trots en betrokkenheid. Precies de elementen die duurzame verandering versnellen.

Duurzaam veranderen door bewust te borgen

Verandering borgen vraagt consistentie, structuur en tijd. De vijf interventies hierboven helpen je om gedragsverandering te verankeren en het rendement van investeringen te behouden. Effectieve borging zorgt ervoor dat een verandering uitgroeit tot een nieuwe, gezonde gewoonte of het nu gaat om een nieuw systeem, proces of werkwijze. Betrek medewerkers, geef duidelijkheid en blijf leren. Daar ontstaat duurzame verandering.