Help - mijn project loopt vast!

Het goed managen van een project, zeker een vastlopend project, kan een grote uitdaging zijn. Ieder project kan wel een keer vastlopen. Je kan te maken krijgen met veranderende omstandigheden, risico’s en het continu bijsturen aan de hand van de business case. Hoe pak je dat allemaal succesvol aan? In deze blog nemen we je daarin mee.

Project als onderneming

Een project is in zekere zin een onderneming binnen een organisatie. Net zoals ondernemingen kunnen projecten succesvol zijn en kansen bieden. Tegelijkertijd gaan projecten ook gepaard met risico's en kan er van alles mis gaan, waardoor ze vastlopen en bijgestuurd moeten worden, of zelfs mislukken.

Zomaar een greep uit wat er in de praktijk kan gebeuren: jouw stuurgroep kan opeens opgeheven blijken te zijn, of jouw opdrachtgever is zomaar verdwenen. De system integrator kan niet uit de voeten met zijn oplossing, omdat de beheerpartij niet mee wil werken. De leverancier gaat failliet. De nodige expertise is niet beschikbaar en ga zo maar door.

Overigens kan de business case in de loop van de tijd veranderen door externe factoren, bijvoorbeeld door onvoorzien veranderde marktomstandigheden of (geo-)politieke ontwikkelingen.

Risicobeheersing

Het is zaak om risico’s vroegtijdig te onderkennen en te kwalificeren, en het project op basis hiervan te besturen. Een risico in een project is de kans op een niet-geplande gebeurtenis die een nadelig effect heeft op scope, tijd en/of geld. Een beheerst project heeft tijdig inzicht nodig in risico's om erop te kunnen anticiperen. Als een risico zich daadwerkelijk manifesteert dan spreken we van een issue.

Risicomanagement is niet het voorkomen van risico’s, maar deze beheersbaar te maken. Je project wordt daardoor veerkrachtiger en de schade van optredende risico’s kan binnen acceptabele grenzen worden gehouden. Uiteraard kunnen er ook issues zijn die je niet als risico hebt voorzien, soms word je overvallen door omstandigheden: een project blijft een onderneming.

Project besturing

In het projectplan dienen minimaal business case, organisatie en risicomanagement te worden uitgewerkt. Hierbij worden best practices toegepast om het project te besturen, bijvoorbeeld regelmatige risico-inventarisaties en het kwalificeren van risico’s (kans * impact). Bottom-line is dat projecten continu hun bestaansrecht dienen te rechtvaardigen aan de hand van de business case, niet zoals je vaak ziet alleen bij het begin van het project.

Als de business case niet meer gezond is dan moet het project worden bijgestuurd of gestopt. Het is cruciaal dat dit fact-based gebeurt. Analyse van de situatie en alternatieve scenario’s moeten voor besluitvorming aan de stuurgroep worden voorgelegd.

Bijsturing van een project kan op vele manieren, te denken valt aan scope aanpassingen, productkeuzes en aan organisatorische interventies. Net zoals bij een onderneming kun je zo een “doorstart” maken.

Rol als opdrachtgever en projectmanager

Zowel opdrachtgever als projectmanager hebben vanuit hun commitment het beste voor met het project. In de praktijk hebben zij daar ook persoonlijk belang bij, hoe mooi is het immers niet om alleen maar succesvolle projecten op je CV te hebben staan. Toch zul je als professional je project als het tegenzit op basis van feiten en voortschrijdend inzicht ter discussie moeten stellen. En niet je kop in het zand steken.

En laten we eerlijk zijn: hoe geloofwaardig is het als je alleen maar over succesvolle projecten hoort en leest? Het is juist stoer om aan te geven hoe je om bent gegaan met een project dat is vastgelopen, en zo het ondernemingsrisico hebt beheerst!

Veel succes met het goed managen van vastlopende projecten!