3 redenen waarom praten met medewerkers je projecten succesvol maakt

Een nieuw systeem wordt geïmplementeerd. Alles klopt, op papier. Toch halen veel implementaties hun doelstellingen niet. Waarom? Omdat er vaak óver medewerkers wordt gepraat in plaats van mét hen. En dat is een gemiste kans.

Medewerkers weten als geen ander wat goed werkt en wat beter kan. Of je nu in de zorg werkt of op een kantoor: in deze blog lees je drie redenen waarom actief communiceren met medewerkers je project een stuk succesvoller maakt.

1. Begrijp wat medewerkers écht nodig hebben

Zonder input van medewerkers werk je op basis van aannames, en die kloppen vaak niet. Door het gesprek aan te gaan, ontdek je waar de knelpunten zitten, wat mensen nodig hebben en hoe het werk er dagelijks uitziet.

Medewerkers zijn niet alleen gebruikers, ze zijn directe stakeholders. Zij moeten met de nieuwe oplossing aan de slag en er voordeel van ervaren. Zonder voldoende kennis over hun behoeften kun je geen oplossing ontwerpen die echt past.

Voorbeeld: een organisatie introduceerde een nieuwe digitale werkplek. Het idee: één centraal platform zou alles vereenvoudigen. Maar het gebruik bleef achter. De oorzaak? Veel medewerkers werkten onderweg en wisten niet hoe ze het platform mobiel konden gebruiken. Dankzij deze feedback konden gericht trainingen gegeven worden over het gebruik op mobiele apparaten, waardoor het systeem erna wel aansloot op de behoefte van de medewerker.

2. Voorkom kostbare missers

Ook als je denkt dat de behoeften duidelijk zijn, kan het in de uitvoering alsnog misgaan. Een oplossing moet niet alleen logisch zijn, maar ook passen bij de dagelijkse werkwijze en cultuur binnen de organisatie.

Medewerkers weten hoe processen werkelijk verlopen. Die praktijkkennis is onmisbaar. Zonder afstemming kun je onbedoeld langs elkaar heen werken, met tijdverlies, frustratie en verspilling tot gevolg.

Voorbeeld: bij de overstap naar een nieuwe cloudopslag besloot een organisatie de bestaande mappenstructuur één-op-één over te nemen. In de nieuwe omgeving bleek die structuur echter veel te complex. Medewerkers raakten het overzicht kwijt en begonnen bestanden weer lokaal op te slaan, precies wat men wilde voorkomen.

3.    Bouw vertrouwen en draagvlak

Wanneer medewerkers zich gehoord voelen, groeit hun bereidheid om mee te bewegen. Het delen van input geeft niet alleen eigenaarschap, maar versterkt betrokkenheid en het vertrouwen in het proces.

Voorbeeld: in een verzorgingstehuis werd een nieuw oproepsysteem ontwikkeld, met input van verpleging en bewoners. Door meerdere feedbackrondes werd het systeem stap voor stap gebruiksvriendelijker. Het vertrouwen in het systeem nam toe, en de adoptie verliep opvallend soepel. De verpleging bespaarde tijd en bewoners voelden zich geholpen.

Begin met luisteren

Praten met medewerkers voorkomt mislukkelingen, leidt tot betere oplossingen en bouwt vertrouwen. Niet door eindeloze overleggen, maar door gericht te luisteren. Daarmee maak je je project niet alleen succesvoller, maar ook menselijker.

Wat is een eerste goede stap?

Organiseer vóór de projectstart een workshop met medewerkers. Stel onder andere de vraag: "Wat heb je nodig om je werk makkelijker te maken?”. Verzamel de input, prioriteer, en neem het mee in de aanpak. Zo creëer je draagvlak vanaf dag één.