Thuiswerken en toch bereikbaar zijn, hoe doe je dat?

Een jaar na corona is thuiswerken inmiddels de norm geworden. Ook na corona is de kans groot dat we meer thuis blijven werken dan voorheen. Voor organisaties een uitdaging om ervoor te zorgen dat dit ook gefaciliteerd wordt. Met name op het gebied van bereikbaarheid gaat dit nog niet altijd soepel. Hoe zorg je ervoor dat iedereen ook vanuit huis bereikbaar blijft?

Om te beginnen moeten we een onderscheid maken tussen telefonie en Unified Communication (UC). Bij dat laatste worden IT gerelateerde communicatievormen zoals bijvoorbeeld e-mail, chat en videobellen samengesmolten. Beiden ervaren hun eigen uitdagingen als het op thuiswerken aankomt.

Telefonie niet altijd goed geregeld

Als we kijken naar het telefonie aspect, zien we dat bij veel organisaties er nog altijd een vaste telefoon op het bureau staat. Dat is de vaste lijn waarmee ze bereikbaar zijn voor klanten en relaties, maar bijvoorbeeld ook voor de burgers in het geval van gemeentes. Thuis is die vaste lijn er echter meestal niet en dus wordt de mobiele telefoon gebruikt. In de praktijk zien we dat hier gelijk problemen ontstaan. Er wordt niet duidelijk gecommuniceerd op welk telefoonnummer de medewerker bereikbaar blijft, waardoor contactpersonen niet weten op hoe ze de medewerker kunnen bereiken.

Daarnaast blijkt ook dat er problemen kunnen ontstaan wanneer men in een groepsschakeling of contactcenter omgeving werkt. Afhankelijk van de mogelijkheden van het telefonieplatform is er soms slecht zicht op de aan- en afwezigheid van collega’s. Daarmee lopen organisaties het risico dan een belangrijk telefoonnummer van bijvoorbeeld de gemeente slecht bereikbaar wordt.

Unified communication

Naast telefonie vertrouwen we vanuit huis natuurlijk allemaal veel op zaken als videobellen en chat. Als het aankomt op UC zien we ook hier dat dit niet altijd soepel loop. Vooral bij videoconferencing zien we dat dit via Citrix slecht blijkt te functioneren omdat realtime communicatie hoge eisen stelt aan netwerkinrichting. Daarnaast kan het hinderlijk zijn om telefonie en UC separaat van elkaar te gebruiken. Wat als je in een videoconference zit en er komt ook een belangrijke oproep op je telefoon binnen? Inmiddels zijn er oplossing waarbij deze omgevingen geïntegreerd werken waardoor een veel betere gebruikerservaring ontstaat.

4 dingen die je geregeld moet hebben

Om thuis ook bereikbaar te zijn, zijn er vier punten die goedgeregeld moeten worden. Ten eerste is bekendheid met het nummer waarop je bereikbaar bent van belang. Wellicht een open deur, maar zoals al benoemd gaat dit nog echt weleens fout. Ten tweede is goede apparatuur met hoogwaardige geluidskwaliteit van belang, zoals een headset. Daarnaast is toegang tot een gebruiksvriendelijke vergadertool noodzakelijk als derde punt, zodat de gehele organisaties makkelijk met elkaar in contact blijft. Een goede oplossing hiervoor is Microsoft Teams. Als laatste is het noodzakelijk dat er een goede toegankelijkheid is geregeld tot alle benodigde applicaties en documenten op de thuiswerkplek. Daarbij mag natuurlijk niet vergeten worden dat dit vooral ook veilig moet zijn.

Worstel je als organisatie met het goed regelen van de bereikbaarheid? Begin dan met het reviewen van je telefonie- en UC-platform en kijk naar de onderlinge integratiemogelijkheden hiervan. Hierbij is het belangrijk dat je versnippering van communicatie over meerdere kanalen voorkomt. Zorg daarnaast ook voor gebruiksvriendelijkheid en hoogwaardige randapparatuur, zodat jullie medewerkers zo makkelijk mogelijk thuis aan de slag kunnen.